Che cosa fa Pratikum

Pratiche e scadenze

• Una pratica nasce da un tipo. I passi del tipo diventano i passaggi della pratica, con le date contate dall’apertura e spostate al primo giorno lavorativo, festività italiane comprese.
• I tipi già pronti coprono rinnovo del permesso di soggiorno, ricongiungimento familiare, ISEE, passaggio di proprietà, accatastamento o variazione catastale, perizia tecnica asseverata e disbrigo generico. Lo studio scrive i propri, con i passi e l’elenco dei documenti attesi.
• Ogni passaggio ha le sue attività. La pratica cambia stato soltanto con i comandi ammessi dallo stato in cui si trova, e ogni operazione resta nel registro della pratica.
• L’agenda raccoglie le scadenze dello studio. Quelle passate restano in vista fra le scadenze in ritardo, come avviso.
• La scrivania risponde a tre domande: che cosa è già in ritardo, che cosa scade nei prossimi giorni, quali pratiche sono ferme.
• La ricerca sulle pratiche tollera gli errori di battitura.

Committenti e adeguata verifica

• La rubrica dei committenti si filtra per tipo, stato ed etichette, e la ricerca trova «Verdi» anche se scrivi «Verdy».
• I consensi del committente si registrano con la versione dell’informativa. Una revoca aggiunge una riga nuova, e la storia resta.
• L’adeguata verifica antiriciclaggio registra la forma della verifica, semplificata, ordinaria o rafforzata, il profilo di rischio, il titolare effettivo e la scadenza della verifica.
• La valutazione resta del professionista. Pratikum tiene la scheda della verifica, le scadenze e le tracce.
• Le verifiche restano per dieci anni dalla fine del rapporto, anche quando il resto della scheda viene anonimizzato.

Documenti, protocollo e richieste di firma

Pratikum è il posto dove i documenti della pratica si lavorano e si ritrovano. La conservazione a norma la fa il conservatore accreditato dello studio.

Il fascicolo

• Ogni file caricato riceve la sua impronta SHA-256, registrata accanto al documento.
• All’ingresso il tipo del file si decide dai byte: un file che dichiara un tipo e ne contiene un altro viene respinto.
• Il registro delle aperture dice chi ha aperto il contenuto, quando e da quale indirizzo.
• Il file firmato, una volta archiviato, resta com’è: nessun ruolo lo può cancellare o modificarne i dati.

Il protocollo

• Registro in entrata e in uscita, con numero progressivo per anno e direzione e data assegnata dal server.
• Due protocollazioni nello stesso istante si mettono in fila, e la numerazione resta senza salti.
• Una voce sbagliata si annulla indicando il motivo, e il suo numero resta occupato.

Le richieste di firma

• La firma, anche quella qualificata, si appone fuori da Pratikum, con lo strumento di chi firma.
• La richiesta di firma registra chi deve firmare, con quale strumento e a che punto è.
• Quando il file firmato torna, Pratikum lo archivia accanto all’originale e confronta l’originale custodito con l’impronta registrata alla richiesta. Se nel frattempo l’originale custodito è cambiato, lo segnala, e il file firmato resta archiviato.

I modelli

• Gli atti si generano dai modelli con i dati della pratica, in PDF o DOCX. Il modulo da compilare nasce dalle variabili che il modello dichiara.
• Ogni atto generato porta la filigrana di bozza. Un dato facoltativo mancante resta nel testo come [[ DA COMPILARE ]], bene in vista.

Parcelle e fatture

• La pro forma si genera indicando la pratica, si controlla in bozza e si emette.
• Dopo l’emissione il documento si corregge con una nota di credito. La numerazione è senza salti e il bollo si calcola da sé.
• Gli incassi si registrano sul documento, fino al residuo.
• La fattura elettronica la emette chi la emette già per lo studio, il commercialista o l’intermediario. Pratikum importa i tracciati FatturaPA delle fatture ricevute ed emesse così come sono arrivati, e li archivia. Le emesse si riconoscono dalla partita IVA dello studio, che va indicata nella sua anagrafica.

Portale del committente

• Lo studio manda al committente un collegamento personale. Il committente lo apre, riceve per email un codice di sei cifre ed entra, senza account e senza password da ricordare.
• Dentro trova le sue pratiche con numero, oggetto, stato e scadenza, i passi che toccano a lui e i documenti che lo studio ha condiviso. Da lì manda allo studio i documenti che servono.
• Presta o revoca i consensi con un clic. Ogni scelta resta registrata come accettazione, con data, ora e versione dell’informativa.
• Un contenuto della pratica resta dentro lo studio finché qualcuno decide di condividerlo, voce per voce.
• Revocando il collegamento, l’accesso si chiude subito, sessioni aperte comprese.

Lo studio e i ruoli

• Chi apre lo studio ne è l’amministratore. I collaboratori entrano con un invito che ha una scadenza e si può revocare.
• Ruoli: amministratore, operatore senior, operatore junior, assistente, responsabile antiriciclaggio, sola lettura. Ogni ruolo porta i suoi permessi.
• Ruolo e permessi si rileggono a ogni richiesta: un cambio di ruolo o una revoca valgono dalla richiesta successiva.
• L’amministratore vede quanto dello studio è occupato: operatori, inviti in attesa, pratiche e spazio.

Protezione dei dati

• Ogni operatore, dalla propria area, scarica i propri dati, chiede la correzione di un dato sbagliato o la cancellazione dell’account.
• L’amministratore evade le richieste degli interessati da una schermata che mostra, per ogni richiesta, soltanto i passi ammessi dal suo stato.
• Le violazioni hanno il loro fascicolo: valutazione, notifica all’autorità, comunicazione agli interessati, oppure archiviazione con il motivo per cui la notifica non era dovuta.

Funzioni assistite, su richiesta

Le funzioni assistite si attivano su richiesta dello studio, una per una, e vanno concordate a parte. Usano agenti che girano su una piattaforma separata, e Pratikum li chiama per conto dello studio. Quando una funzione assistita non è attiva per lo studio, la schermata lo dice e il lavoro si fa a mano.

• Proposta della pratica. Racconti la vicenda a parole e torna un piano di pratica, da correggere riga per riga prima di confermarlo. Fino alla conferma la pratica non esiste.
• Lettura dei documenti. L’agente legge un PDF o un’immagine e propone i campi, ciascuno con la sua confidenza e il punto del documento da cui viene. Il documento sta accanto ai campi, si accetta campo per campo, e chi accetta resta scritto.
• Controllo di completezza. Confronta i documenti attesi dal tipo di pratica con quelli nel fascicolo e risponde voce per voce. È un avviso, e la decisione resta a chi lavora la pratica.

Il piano di una pratica e i campi letti da un documento entrano nella pratica soltanto quando una persona li conferma. Per sapere quali funzioni si possono attivare e a quali condizioni, scrivici.

Condiviso o dedicato

Pratikum sarà offerto come servizio condiviso, dove ogni studio ha i propri dati separati da quelli degli altri, oppure come installazione dedicata al solo studio. In tutte e due le forme lo ospitiamo e lo gestiamo noi.